Norme di redazione per le lettere

In molti, tra cui Alfredo Fiorini, Alessandra Marchetti, Roberto Muscariello, Gianluca Rezzano, Maria Giovanna Vielli, ci hanno chiesto delucidazioni sui criteri di compilazione di una lettera. Ci limiteremo a trattare le lettere private, a più gradi di formalità, tenendo conto del fatto che per le lettere di tipo burocratico spesso ormai sono previsti dagli uffici, dagli enti ecc. moduli o facsimili prestampati su cui inserire i dati necessari.

Risposta

Norme di redazione per le lettere

Sono importanti alcune premesse per tracciare i confini entro cui avviene l'evento di scrivere una lettera, sia cartacea che elettronica.

Il destinatario e la finalità della lettera
Le prime operazioni da compiere sono individuare il destinatario e lo scopo del nostro messaggio scritto. Il destinatario infatti può essere una persona con cui abbiamo confidenza (più o meno) o un totale sconosciuto; la finalità della nostra lettera deve risultare evidente, soprattutto se l'intenzione è di tipo informativo, cioè se vogliamo fornire o chiedere informazioni su qualcosa di preciso. In base a questi parametri è opportuno modulare i registri, non cadere in toni eccessivamente confidenziali con chi conosciamo poco o niente, in particolare nelle formule di apertura e di saluto (caro/a andrà bene per una persona con cui abbiamo una certa familiarità, ma sarà da evitare, ad esempio un caro professore o caro direttore a meno che non siano scritti con intenti ironici a persone amiche), o, al contrario, troppo formali con persone vicine (Gent.mo/a, Spett., Egr. sono ovviamente da evitare con amici o familiari). L'intero registro della lettera dovrà poi adattarsi alle caratteristiche della persona cui ci rivolgiamo: meglio quindi evitare sfoggio di cultura con citazioni e riferimenti dotti se il destinatario non ha un buon livello culturale; il testo potrà essere più articolato e complesso se destinato ad un interlocutore colto. Un altro elemento che dà un'impronta di formalità ad una lettera è l'uso delle maiuscole per i pronomi allocutivi di terza persona singolare (Le chiedo, sono lieto di invitarLa, ecc.): questo uso delle maiuscole, oltre però ad essere un segnale di formalità, risulta anche funzionale per identificare come referente dei pronomi il destinatario e non altri.

Per quel che concerne lo scopo per cui si scrive è opportuno che questo risulti chiaramente dalle nostre parole e, per quanto possibile, sia formulato sinteticamente. È necessario che contenga i dati e le informazioni essenziali perché il lettore abbia tutti gli elementi necessari a capire, non solo la richiesta o la comunicazione che lo scrivente trasmette, ma anche il contesto in cui queste si collocano.

Cosa non deve mancare
· Il luogo e la data d'invio (normalmente in alto a destra). Convenzionalmente si usa scrivere il luogo seguito da una virgola, giorno, mese (meglio per esteso), anno. Es.: Firenze, 25 maggio 2003.

· L'intestazione. Se si tratta di una lettera destinata ad una singola persona basterà scegliere l'appellativo secondo i criteri, già visti sopra, di maggiore o minore formalità (da carissimo/a; caro/a; gent.mo/ma; egr., ecc.); se invece la lettera è diretta a un ente, istituzione, azienda, ecc. la forma più ricorrente non prevede nessun appellativo (es.: Al Ministero della Salute...; Al Provveditorato agli Studi di...), ma si può ricorrere a Spett. soprattutto rivolgendosi ad aziende e ditte private. Per quest'ultimo caso bisogna ovviamente distinguere i casi in cui la lettera sia indirizzata ad una persona ben precisa all'interno dell'istituzione o dell'ufficio cui ci si sta rivolgendo perché, in questi casi, sarà opportuno indicare la qualifica della persona (es.: Gent.mo dott. Rossi ufficio relazioni col pubblico...).

· Formula di commiato. Anche qui bisogna modulare la formula di saluto sul grado di confidenza che lo scrivente ha col destinatario, evitando quindi espressioni troppo affettuose rivolgendosi a persone con cui non abbiamo molta confidenza e modulando i gradi di formalità (es.: distinti saluti, cordiali saluti, cari saluti, ecc.).

· La firma deve essere leggibile con particolare attenzione per le lettere burocratiche o comunque indirizzate a sconosciuti, ed è opportuno scrivere sempre prima il nome e poi il cognome.

· Se si aggiungono un p.s. (post scriptum) o un n.b. (nota bene), devono essere collocati dopo la firma ed è meglio, soprattutto per l'efficacia del messaggio, che lo spazio occupato da queste appendici sia estremamente limitato.

· L'indirizzo del mittente. Normalmente basta scriverlo sul retro della busta, ma ci sono casi in cui è necessario aggiungerlo in fondo alla lettera per essere sicuri che il destinatario lo riceva contestualmente al messaggio (la busta, tra l'altro, può essere stracciata o buttata inavvertitamente facendo così perdere al destinatario la possibilità di conservare l'indirizzo del mittente). In ambedue i casi, sia che si scriva sulla busta che si aggiunga alla fine della lettera, l'indirizzo dovrà contenere: il titolo del mittente (quando serva) nome e cognome, via/piazza (scritti con la minuscola), numero civico, codice di avviamento postale, città (o frazione, comune e provincia). Es.: