In molti, tra cui Alfredo Fiorini, Alessandra Marchetti, Roberto Muscariello, Gianluca Rezzano, Maria Giovanna Vielli, ci hanno chiesto delucidazioni sui criteri di compilazione di una lettera. Ci limiteremo a trattare le lettere private, a più gradi di formalità, tenendo conto del fatto che per le lettere di tipo burocratico spesso ormai sono previsti dagli uffici, dagli enti ecc. moduli o facsimili prestampati su cui inserire i dati necessari.
Norme di redazione per le lettere
Sono importanti alcune premesse per tracciare i confini entro cui avviene l'evento di scrivere una lettera, sia cartacea che elettronica.
Il destinatario e la finalità della lettera
Le prime operazioni da compiere sono individuare il destinatario e lo scopo del nostro messaggio scritto. Il destinatario infatti può essere una persona con cui abbiamo confidenza (più o meno) o un totale sconosciuto; la finalità della nostra lettera deve risultare evidente, soprattutto se l'intenzione è di tipo informativo, cioè se vogliamo fornire o chiedere informazioni su qualcosa di preciso. In base a questi parametri è opportuno modulare i registri, non cadere in toni eccessivamente confidenziali con chi conosciamo poco o niente, in particolare nelle formule di apertura e di saluto (caro/a andrà bene per una persona con cui abbiamo una certa familiarità, ma sarà da evitare, ad esempio un caro professore o caro direttore a meno che non siano scritti con intenti ironici a persone amiche), o, al contrario, troppo formali con persone vicine (Gent.mo/a, Spett., Egr. sono ovviamente da evitare con amici o familiari). L'intero registro della lettera dovrà poi adattarsi alle caratteristiche della persona cui ci rivolgiamo: meglio quindi evitare sfoggio di cultura con citazioni e riferimenti dotti se il destinatario non ha un buon livello culturale; il testo potrà essere più articolato e complesso se destinato ad un interlocutore colto. Un altro elemento che dà un'impronta di formalità ad una lettera è l'uso delle maiuscole per i pronomi allocutivi di terza persona singolare (Le chiedo, sono lieto di invitarLa, ecc.): questo uso delle maiuscole, oltre però ad essere un segnale di formalità, risulta anche funzionale per identificare come referente dei pronomi il destinatario e non altri.
Per quel che concerne lo scopo per cui si scrive è opportuno che questo risulti chiaramente dalle nostre parole e, per quanto possibile, sia formulato sinteticamente. È necessario che contenga i dati e le informazioni essenziali perché il lettore abbia tutti gli elementi necessari a capire, non solo la richiesta o la comunicazione che lo scrivente trasmette, ma anche il contesto in cui queste si collocano.
Cosa non deve mancare
· Il luogo e la data d'invio (normalmente in alto a destra). Convenzionalmente si usa scrivere il luogo seguito da una virgola, giorno, mese (meglio per esteso), anno. Es.: Firenze, 25 maggio 2003.
· L'intestazione. Se si tratta di una lettera destinata ad una singola persona basterà scegliere l'appellativo secondo i criteri, già visti sopra, di maggiore o minore formalità (da carissimo/a; caro/a; gent.mo/ma; egr., ecc.); se invece la lettera è diretta a un ente, istituzione, azienda, ecc. la forma più ricorrente non prevede nessun appellativo (es.: Al Ministero della Salute...; Al Provveditorato agli Studi di...), ma si può ricorrere a Spett. soprattutto rivolgendosi ad aziende e ditte private. Per quest'ultimo caso bisogna ovviamente distinguere i casi in cui la lettera sia indirizzata ad una persona ben precisa all'interno dell'istituzione o dell'ufficio cui ci si sta rivolgendo perché, in questi casi, sarà opportuno indicare la qualifica della persona (es.: Gent.mo dott. Rossi ufficio relazioni col pubblico...).
· Formula di commiato. Anche qui bisogna modulare la formula di saluto sul grado di confidenza che lo scrivente ha col destinatario, evitando quindi espressioni troppo affettuose rivolgendosi a persone con cui non abbiamo molta confidenza e modulando i gradi di formalità (es.: distinti saluti, cordiali saluti, cari saluti, ecc.).
· La firma deve essere leggibile con particolare attenzione per le lettere burocratiche o comunque indirizzate a sconosciuti, ed è opportuno scrivere sempre prima il nome e poi il cognome.
· Se si aggiungono un p.s. (post scriptum) o un n.b. (nota bene), devono essere collocati dopo la firma ed è meglio, soprattutto per l'efficacia del messaggio, che lo spazio occupato da queste appendici sia estremamente limitato.
· L'indirizzo del mittente. Normalmente basta scriverlo sul retro della busta, ma ci sono casi in cui è necessario aggiungerlo in fondo alla lettera per essere sicuri che il destinatario lo riceva contestualmente al messaggio (la busta, tra l'altro, può essere stracciata o buttata inavvertitamente facendo così perdere al destinatario la possibilità di conservare l'indirizzo del mittente). In ambedue i casi, sia che si scriva sulla busta che si aggiunga alla fine della lettera, l'indirizzo dovrà contenere: il titolo del mittente (quando serva) nome e cognome, via/piazza (scritti con la minuscola), numero civico, codice di avviamento postale, città (o frazione, comune e provincia). Es.:
Dott. Mario Rossi
via delle ginestre, 24
50030 Bivigliano - Firenze
Per approfondimenti:
A cura di Raffaella Setti
Redazione Consulenza Linguistica
Accademia della Crusca
16 giugno 2003
Evento di Crusca
Collaborazione di Crusca
Evento esterno
Avvisiamo gli utenti che nei giorni 22, 23 e 24 aprile la biblioteca dell'Accademia sarà chiusa al pubblico.
Avvisiamo tutti i frequentatori che la sede dell'Accademia della Crusca resterà chiusa il 2 maggio, il 23 giugno e dall'11 al 22 agosto 2025.